E-Rechnung und SAP: Wie Unternehmen die neuen Vorschriften effizient umsetzen
Ein Fachbeitrag von Annika Salger, Consultant SAP Delivery
Mit dem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ hat die Europäische Union bereits Ende 2022 festgelegt, dass bis zum Jahr 2028 Rechnungen nur noch in einem elektronischen Format ausgestellt werden sollen. Eine Verschiebung auf 2030/2032 ist allerdings bereits in der Diskussion. Neben dem Empfangen und Versenden von E-Rechnungen ist außerdem ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer geplant, welches die notwendigen Informationen aus den versandten E-Rechnungen ermittelt. Hintergrund ist unter anderem, die Betrugssicherheit des Mehrwertsteuersystems zu verbessern.
In Deutschland wurde die Richtlinie mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes umgesetzt. Unternehmen sind demnach ab dem 01. Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen erfolgt die Einführung schrittweise mit einer Übergangsregelung. Ab 2028 sind dann aber auch Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Rechnungen als E-Rechnungen zu versenden. Insbesondere SAP-Anwenderinnen und SAP-Anwender sollten sich frühzeitig mit der Implementierung beschäftigen, um die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht umzusetzen.
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E-Rechnung einfach erklärt: Definition und Formate
Als E-Rechnung wird eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen werden kann. Es muss ein Format gewählt werden, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der EU-Norm EN 16931 entspricht. Die bekanntesten Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung. Eine Rechnung im PDF-Format ist somit nicht mehr zulässig. Für Unternehmen, die SAP ERP oder SAP S/4HANA nutzen, bedeutet dies, dass bestehende Prozesse für den Rechnungsempfang und Rechnungsversand angepasst werden müssen.
Der Vorteil des elektronischen Formats besteht darin, dass die Struktur standardisiert ist und somit leichter von Maschinen ausgelesen werden kann. Bisher gab es keine Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Vorgegeben waren lediglich die Inhalte der Rechnung, wie z. B. Leistungsdatum, Preis, Produktbeschreibung usw. Mit der neuen Regelung ist klar definiert, an welcher Stelle in der elektronischen Rechnung die Bestandteile ausgegeben werden. Ein Nachteil besteht allerdings darin, dass die Rechnung aufgrund des elektronischen Formats vom menschlichen Auge nur schwer verarbeitet werden kann.
Ab Januar 2025 ist zunächst der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Dabei reicht es aus, wenn die E-Rechnung z. B. in einem E-Mail-Postfach empfangen wird. Ob und wie die Rechnung anschließend weiterverarbeitet werden kann, ist zunächst unabhängig. SAP-Anwenderinnen und SAP-Anwender sollten jedoch frühzeitig prüfen, ob ihre Systeme bereits die Verarbeitung von XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen und ob zusätzliche Anpassungen erforderlich sind.
E-Rechnung und SAP: Empfohlene Maßnahmen für SAP-Anwenderinnen und SAP-Anwender
Wenn noch nicht vorhanden, empfehlen wir zunächst ein digitales und zentrales E-Mail-Postfach nur für Rechnungen einzurichten. Über dieses Postfach können dann alle Rechnungen sowohl als PDF als auch als E-Rechnung empfangen und von dort weiterverarbeitet werden. Dies hat den Vorteil, dass alle Rechnungen einen an einem dedizierten Ort erfasst werden und auch mehrere Mitarbeitende auf das Postfach zugreifen können. Dadurch können die Rechnung nicht mehr im eigenen Postfach oder dem der Kolleginnen und Kollegen untergehen und auch bei Abwesenheiten die Rechnungen ohne Weiterleitung zeitnah bearbeitet werden.
Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist abhängig vom Format. Das ZUGFeRD-Format beispielsweise besteht aus einem PDF-Dokument, mit eingebettetem XML-Datensatz. Durch das PDF lassen sich Rechnungen zur Not auch manuell verarbeiten. Die entsprechenden Rechnungsinformationen sind leicht zu identifizieren und können im genutzten Buchhaltungstool manuell eingetragen werden. Der eingebettete XML-Datensatz hingegen lässt sich nicht manuell verarbeiten. Das Format der XRechnung hingegen besteht nur noch aus einem XML-Datensatz. Die entsprechenden Rechnungsdaten lassen sich nur maschinell oder mit sehr viel Aufwand erfassen. Die folgende Grafik zeigt den Unterschied von einer PDF zu einer E-Rechnung.
Abbildung 1: Vergleich von PDF Rechnungen zu E-Rechnungen
Insbesondere für E-Rechnung sollte daher ein zusätzliches Tool genutzt werden, welches die Inhalte der Rechnung erfasst und an das genutzte Rechnungslegungstool weitergibt.
Abschließend muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen rechtskonform und revisionssicher archiviert werden. Im Falle von E-Rechnungen muss dies ebenfalls digital passieren. Wenn bisher nicht genutzt, sollten Unternehmen daher eine Lösung implementieren, welche die E-Rechnungen direkt nach dem Empfang in einem digitalen Archiv ablegt. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. In dieser Zeit muss sichergestellt werden, dass das Originaldokument nicht geändert werden kann, damit Manipulation oder Fälschungen verhindert werden.
Grundsätzlich lässt ist festzuhalten, dass für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben es ausreichend ist, ein E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang zur Verfügung zu stellen. Über dieses können E-Rechnungen empfangen werden. Die Vorgaben sind somit erfüllt. Für eine effiziente und rechtskonforme Verarbeitung empfiehlt sich jedoch eine tiefere Integration in das SAP-System, um manuelle Prozesse zu vermeiden und langfristig Kosten zu sparen.
Technische Herausforderungen und Sicherheitsaspekte
Viele Unternehmen beschäftigt dabei insbesondere die technische Komplexität des Themas. Es muss sichergestellt werden, dass die Integration in bestehende Systeme reibungslos funktioniert. Für SAP-Nutzerinnen und SAP-Nutzer bedeutet das, dass sowohl bestehende Prozesse als auch neue regulatorische Anforderungen berücksichtigt werden müssen.
Bislang gibt es keinen vorgegebenen Standard für E-Rechnungen. Zwar sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland sehr verbreitet, dennoch gibt es noch viele weitere zulässige Formate. Eine nachhaltige SAP-Lösung muss daher sicherstellen, dass die unterschiedlichen Formate erkannt und verarbeitet werden können. Darüber hinaus wird das Thema E-Rechnungen weiterhin diskutiert und es kommen immer wieder neue gesetzliche Vorgaben hinzu. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben des nationalen als auch internationalen Rechnungsverkehres beachtet und eingehalten werden.
Da Rechnungen ggf. sensible Unternehmensdaten enthalten können, muss sichergestellt werden, dass diese Daten geschützt werden und der Empfang von E-Rechnungen nicht zu Sicherheitslücken führt.
Die Einführung einer neuen Schnittstelle oder einer neuen Lösung für die Bearbeitung von Rechnung ist mit Kosten und dem Einsatz von Ressourcen verbunden. Unterschiedliche Lösungen müssen validiert, eingerichtet und getestet werden. Anschließend müssen die Mitarbeitenden geschult werden, die mit der gewählten Lösung arbeiten werden. Dieser Prozess ist unter Umständen sehr zeitaufwändig. Durch die direkte Integration von E-Rechnungsfunktionen in SAP können Unternehmen diesen Aufwand jedoch minimieren und bestehende Workflows effizient weiter nutzen.
Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass es durch die Implementierung nicht zu einer Anhäufung an Fehlern kommt, wodurch Mehraufwand und Fehlbuchungen anfallen. Durch neue Prozesse kann es außerdem zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung kommen und das manuelle Eingriffe notwendig sind. Eine saubere Implementierung in SAP kann helfen, Fehler zu vermeiden und Prozesse durch Automatisierung zu beschleunigen.
Fazit
Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung stehen Unternehmen vor technischen, rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen. Eine Implementierung in die bereits bestehen SAP-Prozesse ist zu empfehlen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Entscheidend ist eine frühzeitige Analyse der bestehenden Prozesse und eine gezielte Integration in das SAP-ERP-System.
Wie Unternehmen die neuen Vorschriften effizient umsetzen: SAP bietet aktuell bereits verschiedene Lösungen und AddOns für die Rechnungsverarbeitung an (z. B. Ariba oder SAP Document & Reporting Compliance). Es gibt aber auch Lösungen externer Anbieter, mit denen die Anforderungen umgesetzt werden können. Welche Vorgehensweise für Unternehmen zu empfehlen ist, lässt sich nicht pauschal festlegen. Wichtig ist es, zunächst die aktuellen Prozesse zu betrachten, die Anforderungen zu analysieren und dann die individuell beste Lösung zu implementieren. Augmented Reality, um Netzdaten mobil zugänglich zu machen und Wartungsarbeiten effizienter durchzuführen.
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