10 nützliche Office 365 Tipps & Tricks, um die E-Mail-Flut einzudämmen

Ein Fachbeitrag von Dirk Metzmacher, Digital Marketing Consultant

Wir haben unsere eigenen Office 365 Tipps & Tricks zum Thema Outlook und effiziente Kommunikation gesammelt. Organisieren, Zeit sparen und den Überblick zu bewahren ist hier das Ziel und das ohne großen Aufwand und Schritt für Schritt beschrieben.

Tipp 1: Mail zurückholen

Wer eine E-Mail gesendet hat, doch an den falschen Adressaten oder mit falschen Inhalten, hat noch eine Chance, diese zurück zu holen.

Öffnen Sie dazu die E-Mail per Doppelklick aus den gesendeten Nachrichten. Gehen Sie oben auf die Schaltfläche Aktionen > Diese Nachricht zurückrufen.

„Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ sorgt dafür, dass die Nachricht komplett gelöscht wird. „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ ermöglicht eine Anpassung, um etwa einen Anhang anzufügen oder Tippfehler zu verbessern. Die E-Mail wird dann erneut gesendet.

Es gibt einen Haken: Beide Anwender müssen sich auf dem gleichen Exchange des Unternehmens bewegen, der Empfänger muss die Desktop-Version einsetzen und er darf die Nachricht noch nicht gelesen haben.

Tipp 2: Gruppennachrichten deaktivieren

Beschäftigt sich eine größere Gruppe mit einem Thema, so wird in Outlook gerne „Allen antworten“ eingesetzt, um das einmal angeschriebene Team über alle weiteren Schritte zu informieren. Waren Sie dabei nur zum Start gefragt und könnten eigentlich aus der Diskussion aussteigen, so stören die weiteren E-Mails im Postfach nur.

Die Lösung ist einfach: aktivieren Sie die letzte E-Mail und gehen Sie dann unter Start auf die Schaltfläche „Ignorieren“. Aktuelle und zukünftige Nachrichten der Unterhaltung werden nun automatisch in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben.

Tipp 3: Eigenes Farbschema für die Inbox

Wer die Übersicht der E-Mails im Posteingang anpassen möchte, kann in Microsoft Outlook 2013/2016 mit Farben kreativ werden. Gehen Sie dazu auf „Ansicht“ und dort in die „Ansichtseinstellungen“. Die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ ermöglicht nun benutzerdefinierte Schriftarten für Nachrichten. So könnten ungelesene Nachrichten deutlicher mit roter Farbe gekennzeichnet werden. Auch die Schriftart oder der -Schnitt lassen sich variieren.

Tipp 4: Bearbeiten einer PDF-Datei

Wir alle wissen, dass leicht eine Word-Datei als PDF gespeichert werden kann (Datei> Exportieren> PDF/XPS erstellen). Wenn Ihnen jemand ein PDF sendet, das Sie gerne in ein Word-Dokument umwandeln möchten, so funktioniert auch diese Richtung.

Öffnen Sie das PDF einfach in Word und beantworten Sie die Frage im Dialog-Fenster mit „OK“, ob Sie das PDF auch wirklich umwandeln möchten. Damit verhindern Sie Formatierungsprobleme, die ansonsten mit dem Kopieren und Einfügen aus einem PDF verbunden sind.

Tipp 5: Mail in naher Zukunft senden

Wenn Sie eine Nachricht in naher Zukunft teilen möchten, doch an diesem Tag oder einer bestimmten Uhrzeit nicht am Rechner sitzen, so bietet uns Outlook dazu eine passende Funktion.

Geben Sie Ihre E-Mail-Inhalte wie gewohnt ein, wählen Sie die Registerkarte „Optionen“ und wählen Sie da „Übermittlung verzögern“ an. Dies öffnet eine Dialogbox, in der Sie eine Uhrzeit und ein Datum eingeben können. Klicken Sie dann auf Schließen.

Wenn Sie die Schaltfläche „Senden“ drücken wird Ihre Nachricht bis zu der von Ihnen angegebenen Zeit für das Senden zurückgehalten. Im Exchange-Server können Sie Outlook schließen, aber bei IMAP oder POP müssen Sie die Anwendung bis zum angegebenen Zeitpunkt für die Auslieferung geöffnet lassen.

Tipp 6: Wiederholtes Eintippen vermeiden

Wir alle nutzen Phrasen und sich wiederholende Textabschnitte, die wir immer und immer wieder eintippen und sei es nur die Verabschiedung mit „Viele Grüße“. Möchten Sie dabei Zeit sparen, so können Sie Textabschnitte leicht als Schnellbaustein abspeichern.

Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail, schreiben Sie den Text, den Sie künftig als Baustein nutzen wollen und markieren Sie diesen. Wechseln Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und gehen Sie da auf „Schnellbausteine“.

Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern öffnet ein Dialog-Fenster, in dem Sie dem Baustein noch einen Namen geben können. Nach dem Bestätigen bietet uns Outlook nach den ersten drei Buchstaben den Baustein über die Eingabetaste zur schnellen Umsetzung an.

Tipp 7: Praktische Tastenkürzel

Statt langem Suchen und Klicken helfen Tastaturkürzel dabei, viel Zeit zu sparen. So wechselt Strg+1, Strg+2 und Strg+3 zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3). Strg+F leitet eine E-Mail schnell weiter, Strg+N sorgt für eine neue Mail.

Tipp 8: Benutzerdefinierte Ordner zum Organisieren

Arbeiten Sie viel mit unterschiedlichsten Quellen zusammen und empfangen auch private E-Mails, so können sich spezielle Ordner lohnen, um den Überblick zu behalten.

Für einen benutzerdefinierten Ordner gehen Sie auf den Tab „Ordner“ und klicken auf den Button „Neuer Ordner“. Geben Sie dem Ordner einen Namen und bestätigen Sie den Vorgang.

Wer E-Mails nicht in einen anderen Ordner verschieben möchte, nutzt Such-Ordner. Diese Ordner sind auch unter dem Reiter „Ordner“ und dort bei „Neuer Suchordner“ zu finden. Am Ende der Liste steht der Eintrag „Benutzerdefinierten Ordner erstellen“. Nach festgelegten Kriterien werden darin E-Mails gefiltert präsentiert.

Tipp 9: „Post-it“ kleben

Outlook enthält eine eingebaute Notiz-Funktion. Drücken Sie das Tastenkürzel Strg+Umschalt+N um eine neue Notiz zu erstellen, die Sie per Drag & Drop beliebig auf dem Bildschirm positionieren können.

Standardmäßig erscheinen die Notizen in blassgelb. Es können aber auch Kategorien zugeordnet werden, so dass sie in die zugehörige Farbe wechseln. Um Ihre Notizen zu verwalten, klicken Sie auf das Notiz-Symbol unten im Ansichtsfenster: Von hier aus können Sie Notizen kopieren, organisieren und drucken sowie über das Feld oben rechts im Fenster nach Notizen suchen, die bestimmten Text enthalten.

Tipp 10: Organisieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien

Wir haben ganz unterschiedliche Termine im Kalender. Da gibt es die internen Meetings, Telefonkonferenzen mit Kunden und private Termine, an die wir denken müssen.

Diese lassen sich im Kalender leicht kategorisieren. Erstellen Sie zunächst den Termin wie gewohnt und wählen Sie dann unter „Kategorisieren“ eine der Farbkategorien an.

Beim ersten Einsatz wird gefragt, ob der Name der Kategorie angepasst werden soll. Selbst eine Tastenkombination wäre möglich. So erhalten die unterschiedlichen Termine ihre eigene Farbe und die Übersicht wird noch verstärkt.